Nota: Algunos de los procesos descritos a continuación pueden haberse visto alterados por la contingencia sanitaria global.

Pasos a seguir

1. Ir a la oficina del Departamento de Creación Literaria:

Ahí se deben pedir las cartas que dicen que va a ser Teaching Assistant (TA). Éstas deben llevar la firma del Jefe del Departamento o la persona a cargo. Las siguientes son las cartas y/o formas que le serán entregadas por el Departamento:

• New Hire Information Sheet - Complétela, fírmela y entréguela en Recursos Humanos (HR).
• Verification of TA/RA/AI/Participant Award. Complétela, fírmela y entréguela en el Departamento CRW. Posteriormente, esta carta le será entregada para que sea llevada al edificio de Liberal Arts para la firma del decano y, luego, deberá dejarla en Graduate School (edificio Mike Loya Academic Services) para que sea procesada.
• Key Request Form for TA office (s) - Complétela, fírmela y entréguela en el Key Shop.

Cuando obtenga su número de seguro social, deberá llevarlo a la oficina del Departamento de Creación Literaria y a RRHH. Con el SSN (Social Security Number), el departamento completará y le entregará:

• Criminal Background Check Form - Complétela, fírmela y entréguela en Recursos Humanos (HR).

El Departamento de Creación Literaria determinará qué labores le asignará como TA, según las necesidades semestrales del departamento. La única regla consiste en que se deben cumplir veinte horas semanales de trabajo. Recuerde llevar bebidas hidratantes. Durante las últimas semanas de agosto (el inicio del otoño) la temperatura puede llegar a 37ºC.

2. Obtener su carnet, username y contraseña de UTEP

Con el número de identificación de UTEP debe pedir el carnet con el ID de la Universidad tan pronto se hayan inscrito las materias. Este será su documento de identidad temporal. Este trámite se hace en el primer piso del “Mike Loya Academic Services Building”.

Si no lo tiene aún, pida su nombre de usuario (username) y contraseña en la oficina de Information Technology, esto se puede hacer por teléfono o en persona (tercer piso de UTEP Library). El trámite también podría realizarse por correo electrónico pero recomendamos realizarlo por teléfono o en persona para que la validación de datos e identificación sea más rápida.

3. Inscripción de materias y pago

Recuerde que sólo va a llevar tres (3) cursos que corresponden a nueve (9) créditos. Como alumno de primer año, es obligatorio que se inscriba en los dos cursos obligatorios para primer año. Seleccione en la página web de UTEP (Goldmine) o en el catálogo de cursos que el departamento le enviará, el curso adicional que desea llevar y pida al director del programa su aprobación. Luego de la aprobación, entre a la página web de UTEP con su username y password, e inscriba los cursos (materias) en Goldmine.

Ahora debe pagar su colegiatura/matrícula (tuition), si no lo hizo desde su país. Puede hacer el pago completo o pedir hacerlo por mensualidades. Si desea cancelar por mensualidades, debe solicitar por Internet o en Academic Services Building el Installment Plan o Emergency Loan, de acuerdo al tipo de scholarship o fellowship que haya recibido (debe tener claro si recibió grant o no, averígüelo con la persona que éste a cargo de la oficina de CRW). Se recomienda tener al menos US$ 700 por si hay que hacer un primer pago.

4. Ir a la Oficina de Programas Internacionales (OIP)

En la Oficina de Programas Internacionales debe hacer dos trámites diferentes:

• El primer trámite corresponde a su status de estudiante internacional y consiste en reportar su llegada al país a la OIP. Este trámite debe hacerse lo antes posible, ya que es necesario realizar el registro del SEVIS que tarda 10 días hábiles en llegar. Para agilizar los trámites en general, se recomienda llevar documentos originales y al menos 3 fotocopias de su carta de admisión, pasaporte, visa y forma I-20 (procure tener su dirección de residencia lista). Debe llevar su pasaporte, visa, su forma I-20 y debe reportar su dirección física al gobierno.
• El segundo trámite corresponde a las cartas que necesita para tramitar su número de seguro social. Allí debe entregar la carta donde dice que fue admitido(a) a la maestría y que va a trabajar como (Teaching Assistantship) TA. Después le entregarán una forma para completar adjuntando su pasaporte y la Forma I–20 (esta debe ser firmada y timbrada por la oficina). Pasados los 10 días hábiles, debe regresar a la OIP para que se le entregue una carta que indique su condición de estudiante que trabajará en la universidad. Por ello, es indispensable que usted ya esté registrado para hacer este trámite.

Debe tener en cuenta que el trámite del seguro social debe hacerse unos días después de haberse reportado a la Oficina de Programas Internacionales para que su registro SEVIS esté activo y figure en la oficina de la Seguridad Social. Para mayor información acerca de estos trámites, contacte a la Oficina de Programas Internacionales: https://www.utep.edu/student-affairs/oipsa/, oip@utep.edu.

5. Trámite del Número de Seguro Social

Si tiene un Teaching Assistantship, usted necesita ir a la oficina de Social Security Administration para tramitar su número de seguro social, el cual lo autoriza para trabajar. Allí hay que llevar: pasaporte, Forma I–20, Forma I–94 y todas las cartas que se han recibido firmadas. Se recomienda, además, llevar registro de nacimiento. Llevar también su ID de UTEP, si lo tiene consigo, es probable que se lo pidan. Le pedirán una dirección donde enviarle su documentación, que es altamente confidencial. Una opción es dar la dirección del Departamento de Creación Literaria. Allí pondrán su correspondencia oficial en su casillero.

La Oficina de Social Security Administration le entregará una carta donde dice que su Social Security Number (SSN) está en trámite. Dicha carta debe entregarse en la oficina de Human Resources HR (Recursos Humanos). Es muy probable que aparte de esta carta, le exijan el Número del Seguro Social asignado para completar los formularios exigidos en Human Resources. Para obtener el número del Seguro, se recomienda esperar una semana después de que usted lo haya tramitado (este trámite puede tardar hasta 4 semanas). Después de esto, usted debe regresar a las oficinas del Seguro Social para que le indiquen su número asignado (por razones de seguridad, esta información no la ofrecen vía telefónica). El carnet en físico del Seguro Social le llegará por correo en un mes o un poco más (recuerde que el trámite de solicitud del SSN es de carácter presencial y obligatorio que no depende de la Universidad y, por lo tanto, se debe realizar lo más pronto posible para evitar retrasos en los procesos internos de contratación).

Nota: Su Número de Seguro Social (SSN) está protegido por normas de confidencialidad para la información personal. Usted es la primera persona que debe cuidar el carácter privado del SSN. No se lo dé a cualquier persona. Solo pueden pedirlo en oficinas o empresas donde lo requieren para informar al gobierno sobre pagos hechos a usted y el correspondiente pago de impuestos. Guarde su carnet del SSN con cuidado. El simple hecho de dar el número opera como firmar un documento. Por eso es confidencial y es objeto de robo. Si un ladrón posee su número (SSN) puede suplantar su identidad, obtener una licencia de conducir a su nombre, préstamos, tarjetas de crédito, rentar automóviles o comprarlos, como comprar cualquier mercancía. Su número (SSN) puede dar acceso a sus cuentas bancarias para girar dinero, retirar o extender cheques a su nombre. Cuídelo como un cheque al portador. Para mayor información sobre la privacidad de su Número del Seguro Social (SSN), contacte UTEP’s Information Security Office.

6. Trámite Teaching Assistantship (Recursos Humanos) y Health Insurance

Ir a Recursos Humanos (Human Resources). Tiene que llevar el pasaporte, el Formato I–20, la carta que le han entregado en la oficina del Seguro Social y TODAS las cartas y formatos que haya recibido antes.

Como TA usted recibirá un tipo de seguro de salud, cuyo costo debe ser condonado o anulado. Esto reduce el costo de su colegiatura notablemente ($1200 en Fall 2021). No es necesario hacer un trámite para anular el seguro pero sí es necesario inscribirse en el seguro a través de la web. Si su nombramiento como TA demora, la condonacion no será efectiva hasta que el nombramiento sea definitivo. ¿Dónde inscribirse? Vaya a utep.edu/benefits, seleccione: Student Health Insurance Plan / Graduate Student Employee Insurance Plan. Revise los planes y seleccione el que corresponda. El plan Academic Blue es el que no tiene pago de primas mensuales para el estudiante. Asegúrese de inscribirse antes del Census day.

7. Abrir una cuenta bancaria

Deberá abrir una cuenta bancaria (de cheques/corriente) en la que le consignarán sus pagos. Hay varios bancos en la ciudad. Abierta la cuenta en cualquiera de las instituciones financieras que prestan sus servicios en la ciudad, deberá solicitar a RRHH que su salario sea consignado mensualmente allí. Cuando tenga acceso a su cuenta PeopleSoft (sistema de RRHH), deberá consignar en la opción Direct Deposit los datos de su cuenta bancaria. De no conseguir ingresar sus datos a tiempo, el primer pago se realizará a través de un cheque que será enviado a su domicilio registrado.

8. ID o Licencia de Conducir del Estado de Texas

Usted puede utilizar su número de identidad estudiantil (UTEP ID Number) para la mayoría de los trámites dentro y fuera de la universidad. Sin embargo, una vez instalado, es conveniente obtener su ID del Estado de Texas, donde figure su nombre y dirección. Le será solicitado con frecuencia. No siempre se acepta el carnet de la Universidad como identificación, aún cuando en El Paso es una carta de ingreso a muchos lugares. El otro documento que le sirve de carta de identidad en todo el país es la licencia de conducir, otorgada por el Estado de Texas. Después de cumplido su tercer mes de estadía en USA, debe tener uno de los dos documentos, el ID del Estado de Texas o la Licencia de Conducir.

Education Building

(Nº 47 en el mapa del campus). Allí, en el noveno piso, subiendo por el ascensor, se encuentra la Oficina de Departamento de Creación Literaria (Creative Writing CRW) en el número 901. Allí también está el despacho de la profesora Rosa Alcalá, Jefa del Departamento.

Union Building

East (Nº24 en el mapa del campus), edificio gemelo del Union Building West, cuyas gradas de acceso conjunto se hallan sobre University Ave., frente a la entrada principal de Liberal Arts. Allí, después de subir las gradas exteriores y entrar a mano derecha al Union East, ahí en el segundo piso, está la Oficina de Programas Internacionales (International Programs), en el número UNE 203.

Administration Building

(Nº 1 en el mapa del campus), sobre Hawthorne St., enfrente de la puerta lateral de Liberal Arts. Entrando a mano derecha está la Oficina de Recursos Humanos (Human Resources HR).

Mike Loya Academic Services Building

(Nº 38 en el mapa del campus), sobre Schuster Ave. Allí hará el pago de la colegiatura/matrícula y obtendrá su carnet de UTEP.

University Library

(Nº 111 en el mapa del campus). Sobre Wiggins Rd. En la Biblioteca de la Universidad no solo tendrá acceso a la colección de libros disponibles. Allí, con su username y su password podrá utilizar los computadores, el sistema de impresión de documentos ($0,05 dólar c/u.) y demás.

Social Security Administration Office (fuera del campus)

Las oficinas del Seguro Social atienden desde las 9 hasta las 16 horas. Se encuentran en el centro de la ciudad de El Paso. En Texas Av. Nº 600. Ingrese a Google Maps para ubicar el lugar. Deberá tomar un bus de transporte público vía Downtown. Cualquiera de los que pasan por Oregon St., con University Av., lo lleva al centro. Si usted muestra su carnet de estudiante de UTEP, el pasaje le costará $1.00, de lo contrario le costará $1.50. Recomendamos tener a mano la monedas completas o el billete para depositarlos en la ranura de la maquinita al lado del conductor. Pídale al conductor que le indique dónde bajarse cerca de la avenida Texas.